El Outsourcing es más común de lo que muchos piensan, puede ser una simple contratación de un servicio de limpieza a una pequeña empresa, la sustitución de un técnico o puede tratarse de un contrato multi-anual para el manejo de un servicio de tecnología complejo involucrando a centenares de personas. Hoy en día millones de personas trabajan en el mundo bajo la figura de Outsourcing y este tiene sus retos, sus mejores prácticas, sus múltiples modelos de contratación y sus costos ocultos. Pero tiene la gran virtud que le permite a la empresa contratante, que sabe aprovecharlo, concentrarse en lo crítico de su negocio y por otro lado entregarle a expertos los servicios o procesos que son complejos de manejar, pero que no agregan al negocio.
Qué es Outsourcing
Es una práctica de negocios en la cual servicios o las funciones de un rol son contratados a un tercero. El Outsourcing de un Proceso de Negocios (BPO) es el término usado para contratar una tarea de negocios y puede ser clasificado en (a) Procesos de Negocios Internos, que incluyen funciones como facturación o compras y (b) Procesos de Negocios Externos los cuales abarcan servicios relacionados al cliente como Mercadeo o Soporte Ténico. Outsourcing es una figura muy importante en Tecnología de la Información y puede cubrir un rango muy extenso que cubre desde el Outsourcing integral hasta el discreto como recuperación de desastres, infraestructura, desarrollo o pruebas de calidad.
Beneficios y riesgos
El caso de negocios para realizar un Outsourcing varía de acuerdo a la situación, pero los beneficios generales pueden incluir: incremento de eficiencia, capacidad ajustable, foco en competencias estratégicas, acceso a habilidades o recursos, costos menores (por economía de escalas o tasas laborales), mayor flexibilidad para enfrentar cambios en el modelo de negocios o condiciones comerciales, aceleración de la llegada al mercado, acceso a innovación y propiedad intelectual posible flujo de efectivo por transferencia de activos al proveedor. También tiene sus riesgos y se pueden mencionar: no tener los procesos organizados para ser entregados, falta de conocimientos del negocio o del área, barreras culturales o de idioma, falta de control.
Modelos de precios en Outsourcing
· Tiempo y materiales – Es el apropiado cuando el alcance y las especificaciones son difíciles de definir o evolucionan rápidamente.
· Pago-por-uso – Puede producir mejoras en productividad desde el primer día y facilita el análisis y ajuste de costos de los componentes.
· Precio fijo – Puede funcionar bajo condiciones de estabilidad y claridad en requerimientos, objetivos y alcance.
· Precio Variable – En este método pueden ajustarse los precios en función de la mejora del nivel de los servicios.
· Cost plus – Este no permite flexibilidad en la medida que se modifiquen objetivos de negocio o tecnologías.
· Precio basado en-desempeño – Es beneficioso cuando el cliente puede identificar inversiones específicas del proveedor para lograr un mayor nivel de desempeño.
· Reparto de ganancias – Cada parte arriesga fondos y pueden beneficiarse de ganancias si el desempeño del proveedor es óptimo y cumple con los objetivos del comprador.
· Compartir riesgo-recompensa – Proveedor y cliente conjuntamente aplican los fondos para el desarrollo de nuevos productos, soluciones y servicios y comparten la recompensa por un tiempo predeterminado. Es útil para lograr mejoras en el negocio.
Costos ocultos del Outsourcing
El precio total de un contrato de Outsourcing no necesariamente representa en forma precisa la cantidad de dinero y otros recursos que una empresa gasta cuándo contrata a un tercero. Dependiendo de lo que se terceriza y a quién, estudios realizados demuestran que se gasta por lo menos un 10% por encima de lo acordado. Los rubros más significativos son:
· Costo de los análisis y estudios comparativos realizados para determinar la conveniencia del oursourcing.
· Costo de investigar y seleccionar el proveedor.
· Costo de la transición y de la transmisión de conocimientos al proveedor.
· Costos resultantes de posible despidos y temas asociados de recursos humanos.
· Costo de la administración y las relaciones con el proveedor.
Se hace referencia a “What is outsourcing? Definitions, best practices, challenges and advice” http://bit.ly/2Ftv2tT y “9 IT outsourcing mistakes to avoid” http://bit.ly/2oUvJ90. También aparece en mi blog https://bit.ly/2HZ646o.